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政府采购竞争性谈判项目进场交易操作规程
来源: 作者: 本站编辑 点击数: 73 发表时间: 2011-09-19 15:59

 

一、项目受理

(一)承办科室(人):政府采购管理员

(二)服务时限:即时受理

(三)操作规程及要求:

1、审核资料:采购人应向政府采购管理员报送下列资料;

(1)经批准的《政府采购申报表》。

(2)政府采购项目预算清单、《采购人廉洁自律承诺书》。

(3)专业性较强或技术复杂的项目还需提供详细的技术说明及要求。

(4) 原采购方式发生变化的,需提供《杨凌示范区本级单位政府采购方式变更申请审批表》。

(5) 其他应提供的资料。

2、一次性告知:对手续齐全的项目,采购人和公共资源交易中心签订委托代理协议后,政府采购管理员应向采购人出具《杨凌示范区政府采购业务受理登记表》,确定项目编号。对手续不全的项目,政府采购管理员应向采购人一次性告知需完善的内容并在《政府采购项目受理资料告知单》中注明

二、开展项目预评估(如果有)

(一)承办科室(人):中心分管领导、政府采购管理员

(二)服务时限:项目受理后三个工作日内

(三)操作规程及要求:

1、开展项目前期调研(如果有):政府采购管理员接受任务后,应进行项目前期调研工作,详细研究项目特点和技术要求,同类项目以往交易情况以及供应商和市场情况等,掌握第一手资料和信息。

2、召开预评估会议(如果有):预评估会议由政府采购管理员组织,采购人代表、信息管理员、监督员参加。专业性较强、技术复杂的项目还应邀请相关专家参加会议;特殊项目在网上公示技术要求或参数,充分听取专家和供应商的意见、建议。

3、政府采购管理员应对会议情况做出详细的书面记录并出具预评估报告,报经分管领导签字确认后存档备查。

三、编制谈判公告、谈判文件

(一)承办科室(人):政府采购管理员

(二)服务时限:五个工作日

(三)操作规程及要求:

l、政府采购管理员应根据项目特点、时限要求等确定是否需发布公告。

对需发布采购信息公告的项目,政府采购管理员应按有关法律法规的要求拟定谈判公告、谈判文件。

对不需发布公告的项目,应根据项目要求拟定谈判邀请函,由政府采购管理员和采购人共同从供应商库中随机确定拟邀请供应商名单。

2、谈判公告、谈判文件经分管领导审核后,向采购人进行反馈。采购人授权代表应在《谈判(采购)文件确认书》上签字确认。并向财政部门备案。

3、谈判项目信息公告时间一般不得少于十个工作日,如有特殊情况,由采购人提出书面申请,经中心负责人同意后,可适当缩短有关时间,但公告时间不得少于五个工作日。

4、谈判文件发售截止时间至谈判开始时间不得少于三个工作日,如有特殊情况,报经中心负责人同意后,可适当缩短时间。

5、谈判公告、谈判文件经采购人确认后,由政府采购管理员向办公室预约会议场所,由办公室负责按照约定的时间安排;向信息管理员传递谈判公告。

6、政府采购管理员应对印制好的谈判文件进行核对,无误后到办公室加盖公章。

7、政府采购管理员将谈判文件向信息管理员和监督员传递。

四、谈判公告发布

(一)承办科室(人):信息管理员

(二)服务时限:即时办理

(三)操作规程及要求:

1、信息管理员收到招标公告后,即时发布。

2、信息管理员应对公告的发布情况进行登记。公告发布后,政府采购管理员应将在指定媒体发布的公告全部下载存档。

3、信息管理员在两日内应将谈判文件送至各相关监督机构。告知专家抽取、谈判的时间和地点。

五、谈判报名受理

(一)承办科室(人):政府采购管理员

(二)服务时限:即时受理

(三)操作规程及要求:

1、政府采购管理员按照谈判公告规定受理谈判供应商报名,对通过报名受理的,向谈判申请人出具《报名受理告知单》、发售谈判文件。对未通过报名的申请人,应一次性告知需补充的资料和报名截止时间,并在《报名受理告知单》中注明。

2、政府采购管理员负责对谈判申请人名单的保密工作。

3、谈判报名截止前,如合格的谈判申请人不足三家时,政府采购管理员应随机从中心供应商库中向符合条件的三家以上供应商发出谈判信息提示。

4、谈判报名截止后,谈判申请人仍不足三家时,同采购人协商重新组织谈判。如需改变采购方式,应提示采购人向财政部门提出申请。

六、答疑会(如果有)

(一)承办科室(人):政府采购管理员

(二)服务时限:按谈判文件规定时间

(三)操作规程及要求:

1、需要勘察现场的,答疑会前谈判响应供应商自行踏勘现场。

2、谈判响应供应商的所有疑问应在谈判文件规定的时间前,以书面或电子邮件形式向示范区公共资源交易中心提交,由政府采购管理员将书面质疑传递给采购人,但不得显示谈判响应供应商相关信息。

3、答疑会应按谈判文件确定的时间、地点召开,会议由政府采购管理员主持,采购人授权代表及其专业技术人员代表出席答疑会议,解答谈判响应供应商提出的疑问。答疑会结束后,由政府采购管理员会同采购人起草答疑纪要,并经采购人授权代表及其专业技术人员代表签字确认。并发送给所有谈判申请人。

4、答疑纪要中涉及到开标时间、地点变动的,政府采购管理员应当向办公室重新预约会议场所。由信息管理员将答疑纪要发送给各相关监督机构。

七、评审专家抽取

(一)承办科室(人):专家库管理员

(二)服务时限:谈判开始前24小时内抽取

(三)操作规程及要求:

1、政府采购管理员应于开标前一天向专家库管理员传递评审专家抽取通知。采购人的授权代表应于开标前持有效证件抽取评审专家,监督机构、中心监督代表现场监督抽取过程。

2、评审专家抽取结束后,专家库管理员应将《专家抽取情况汇总表》书面打印,由现场参加抽取人员签字确认。

3、专家库管理员负责评审专家的签到,并向政府采购管理员移交。

八、接收响应性文件

(一)承办科室(人):政府采购管理员

(二)服务时限:按谈判文件规定时间

(三)操作规程及要求:

l、谈判准备工作:政府采购管理员应在谈判开始时间前一个工作日内准备齐全各种谈判、评审用资料、安排专人负责谈判记录工作。

2、政府采购管理员、监督员应提前到达谈判现场,做好谈判前设备、资料的准备工作、维护会场秩序。

3、政府采购管理员应安排专人负责谈判供应商签到。签到时应重点核对谈判供应商授权代表的身份证明等。

4、谈判会议由中心负责人主持。谈判过程应有记录,记录人应准确记录唱价内容,应由各谈判供应商授权代表现场签字确认。

5、对于谈判响应性文件递交截止时间时,提交有效谈判响应文件不足三家时,应重新组织谈判。

九、组织谈判、评审工作

(一)承办科室(人):政府采购管理员

(二)服务时限:按谈判文件规定时间

(三)操作规程及要求:

l、政府采购管理员应负责参加谈判评审的采购人代表、监督机构代表的签到工作。中心参加会议的所有工作人员也应签到以示出席。

2、进入谈判评审现场的人员仅限于评审专家、采购人代表、交易中心工作人员及监督机构人员,其他人员不得进入谈判评审现场。

3、政府采购管理员应协助谈判小组做好谈判评审的组织、服务工作。具体谈判事务由谈判小组独立负责。

4、谈判工作按以下程序进行:

(1)介绍监督机构代表、工作人员名单、成立谈判小组。谈判小组由采购人代表及有关评审专家组成。

(2)提示谈判小组执行政府采购回避制度。

(3)由监督机构代表或中心监督员宣读谈判纪律。

(4)宣读谈判文件要点和评审办法。

(5)谈判小组按谈判文件规定程序进行谈判、评审。

(6)谈判结束后集中组织供应商进行最后报价。

(7)谈判小组编写谈判报告,推荐成交候选供应商。

5、谈判小组应按谈判文件规定的评审办法进行评审,政府采购管理员和中心监督员发现评审专家出现违法、违规行为时,应及时给予提示、制止,并向在场监督机构代表报告。

6、示范区公共资源交易中心按照规定标准向评审专家发放评审报酬。如遇特殊情况需要变更的,应报中心领导批准。

十、结果公示(如果有)

(一)承办科室(人):政府采购管理员、信息管理员

(二)服务时限:二个工作日

(三)操作规程及要求:

1、谈判结束后二个工作日内,由政府采购管理员起草成交信息公示,经分管领导审核后,向信息管理员传递。信息管理员应在当日将成交结果在该项目发布谈判公告的同一媒体予以发布。政府采购管理员应将成交结果信息公示资料下载存档。

2、经谈判小组评审,因有效响应人不足三家导致谈判活动无法进行的,应当重新组织采购活动。

十一、质疑和答复(如果有)

(一)承办科室(人):监督员

(二)服务时限:即时受理并在七个工作日内答复

(三)操作规程及要求:

1、供应商认为谈判文件、谈判过程和成交结果使自己的权益受到损害的,可以自公示期起七个工作日内,以书面形式提出质疑。

2、监督员在收到供应商的质疑时,应首先检查质疑是否符合规定的条件,对不符合规定的,不予受理。

3、监督员应对受理的供应商质疑事项进行登记,记录质疑供应商的名称、代理人名称、时间、质疑的事项等内容。并进行详细调查、认真分析,涉及采购人或评审专家的可通知采购人或评审专家协助答复。

4、监督员应在收到供应商的书面质疑后七个工作日内作出书面答复,书面答复必须报经中心主管领导审定后方可向外送达。

5、答复材料应妥善存放,由监督员每年末整理成册后移交办公室存档保管。

十二、签发《成交通知书》

(一)承办科室(人):政府采购管理员、收费员

(二)服务时限:公示期满后二个工作日

(三)操作规程及要求:

1、成交结果公示期满后,由政府采购管理员编制《成交通知书》,报经中心负责人审定,向成交供应商发放《成交通知书》。

2、《成交通知书》发出后,由政府采购管理员向收费员传递退还投标保证金通知,成交供应商的谈判保证金不予退还。未成交供应商的谈判保证金,由收费员按规定办理退还手续。

十三、合同审核

(一)承办科室(人):政府采购管理员、中心负责人

(二)服务时限:合同报送中心三个工作日内完成

(三)操作规程及要求:

1、政府采购管理员应严格按照谈判文件、谈判响应文件及相关补充资料审核合同,并签署初审意见后,报中心负责人签字确认。

2、合同通过审核后,由政府采购管理员到办公室加盖公章及骑缝章,并向财政部门备案。

十四、交易档案的汇总、移交和保管

(一)承办科室(人):政府采购管理员、办公室档案员

(二)服务时限:七个工作日内完成

(三)操作规程及要求:

1、合同备案后七个工作日内,由政府采购管理员按归档资料清单的要求对项目交易资料进行整理,向办公室档案员移交。

2、办公室档案员接到政府采购管理员移交的档案后,按照档案目录内容进行复核,检查有无缺项、顺序混乱、资料不全等现象,发现不符合要求的应退回重新整理。符合要求的,当场受理并在档案审核表上签字。办公室档案员负责交易档案的归档及保管工作。

办理时间:周一至周五(上午8:30-12:00 下午14:00-18:00)

 

 附件1:政府采购申报表.doc

 附件2:杨凌示范区本级单位政府采购方式变更申请审批表.doc

 附件3:政府采购项目受理资料告知单.doc

 附件4:报名受理告知单.doc